后疫情时代，打造高效、智能的「企业会议管理系统」

调查显示，人们用在会议上的时间占工作时间的37%，是企业信息分享与达成决策必不可少的沟通方式。然而召唤开会议带来的时间成本和支出逐渐成为企业的负担。提高会议有效性，节约会议时间，降低会议成本，是摆在企业管理者面前不容忽视的痛点，这一问题在后疫情时代尤为凸显。

艾艺为客户打造的「企业会议管理系统」，让会议查询、会议发起、会议预定、信息发布、会议回执、会议纪要等流程通过PC+Pad即可轻松实现。降本增效，形成高效、智能的会议管理模式。

项目背景

客户为全球头部智能移动设备制造品牌，随着经营范围不断扩大，业务增多，服务中心门店遍布各个城市，需要通过大量会议完成各项决策，领导品牌发展。为了解决传统会议的高成本、低效率问题，艾艺为其打造「企业会议管理系统」，让会议管理数字化、智能化。

客户痛点

• 会议繁多

缺乏有效的会议管理系统，造成各级会议缺乏逻辑，时间节点易混淆。

• 成本高昂

需要安排专人管理会议，安排时间，常发生多部门预约同一间会议室。

• 资源浪费

会议缺少完整的会议纪要，会议后落实效果不理想，造成管理资源浪费。

解决方案

• 管理端-多平台会议管理

包含用户端、管理端、Pad端多个平台，围绕会议前管理、信息发布、会议中、会议后等全场景，与会议大屏、签到设备联动集成，实现会议会流程数字化、一体化。

• 管理端-会议模板

根据不同层级、不同类型的会议需求，提前设置自定义会议模板，便于管理者一键输出会议信息，快速发布会议信息，减少时间成本。

• 管理端-可视化地图

将各楼层的会议室状态以地图形式呈现，点击即可查看当天会议安排，让大量的会议安排变得有序，大大提升会议管理效率。

• 管理端-会议看板

会议看板以日历式直观展现在管理者面前，会议时间、地点等内容“一板了然”，避免时间冲突和争抢会议室的现象。

• 用户端-会议预约

用户通过PC或移动设备即可完成会议预约，各会议室的容纳人数、会议室环境、设备等信息一键查看。

• 用户端-会议设置

用户端可自定义会议提醒设置，包含会议开始前提醒和周期性提醒，桌牌、坐次、会议服务等信息都可在预约环节中完成。

• 用户端-会议取消

会议开始前支持随时取消会议预约，并通知所有参会人员。若会议室因设备问题等特殊原因无法正常使用，也会通知用户另选会议室预约。

• 用户端-智能转录

接入语音识别转录系统，可根据客需求设置多国语音，让远程和与会者随时掌握会议内容，提升会议后的落地效果。

项目设计

• 管理端-会议室管理

• 管理端-节日单管理

• 管理端-会议模板管理

• 管理端-会议素材管理

• 用户端-会议预约管理

• 用户端-会议信息查询

项目价值

1. 多端协同，大幅提升会议组织与会议管理效率

2. 整合会议资源，让会议管理更高效，节省成本

3. 智能签到、保障会议规范，加速信息流转

4. 加强综合管控，实现会前、会中、会后全流程闭环管理

5. 智能提醒与信息统计，提升会议效果

项目总结

无论是后疫情时代的会议需求，亦或是低碳化趋势，数字化会议系统代替传统管理已成为未来选择。艾艺为客户打造的数字化会议管理系统，融合客户管理端和用户端的会议场景，涵盖会前准备、会中管理、会后跟进会流程智能会议管理系统，满足中大型政企的日常会议管理需求，让会议管理智能、高效、降本。